ZIJ werving & selectie
Wat zijn de verschillen tussen de diverse ondersteunende functies en de bijbehorende titels?

Ben jij op dit moment op zoek naar een ondersteunende functie? Dan kan het zijn dat je door de bomen het bos niet meer ziet. Er staan veel verschillende vacatures online welke ook nog eens allemaal een andere titel hebben. Wat houden deze titels nu precies in? Waar zit het verschil en is er wel verschil?

Zo wordt bijvoorbeeld de titel ‘secretaresse’ steeds vaker vervangen door een interessanter klinkende titel. De benaming secretaresse heeft in de loop der jaren haar charme verloren en met het oogpunt op een meer gender neutrale term wordt de titel steeds vaker vervangen.

Welke titels zie je op dit moment veel voorbij komen? Denk hierbij aan: Office Manager; Office Assistant; Management Assistant; Team Assistant; Back Office medewerker; Front Office medewerker; en Assistant. Titels die daarnaast veel voorkomen zijn: Personal Assistant en Executive Assistant.

In deze blog zal ik zo duidelijk mogelijk proberen toe te lichten wat de verschillen en overeenkomsten zijn tussen de functies. Vaak zie je dat een functie met dezelfde titel toch een heel andere inhoud kan hebben. Het is dus altijd goed om de gehele vacaturetekst door te nemen. Let hierbij vooral op hoe de werkzaamheden worden omgeschreven, hieruit kun je vaak veel informatie halen.

Office Manager / Office Assistant

De rol van Office Manager is vaak ontzettend breed. Dit is één van de functies die qua inhoud ontzettend kan verschillen. Als Office Manager draag je zorg voor het reilen en zeilen op het kantoor, je bent het eerste aanspreekpunt, ontvangt klanten/gasten en houdt de voorraad bij. Ook diverse administratieve werkzaamheden komen in deze rol aan de orde. Daarnaast moet er vaak van alles geregeld en georganiseerd worden. Dit kan zijn van het klaarzetten/regelen van de lunch tot het boeken van reizen. In de ene Office Management rol krijg je veel verantwoordelijkheden, in een andere rol kunnen deze verantwoordelijkheden meer liggen bij degene waaraan je rapporteert. Iemand die zichzelf als een hands-on type of manusje van alles ziet past goed in deze rol. De rol van Office Assistant heeft veel raakvlakken met de Office Manager rol. In de rol als Office Assistant werk je vaak samen met een Office Manager. Jij ondersteunt deze in zijn of haar dagelijkse werkzaamheden en rapporteert aan deze persoon. Deze functie biedt vaak een breed takenpakket maar minder verantwoordelijkheden.

Management Assistant / Team Assistant

De naam Management Assistant verklapt al deels wat de functie inhoudt. Je ondersteunt het gehele of een deel van het management van de organisatie. Deze rol zou qua taken deels overeen kunnen komen met de taken van een Office Manager. Vaak is het zo dat je als Management Assistant meer vakinhoudelijke taken krijgt. Denk hierbij aan het voorbereiden van stukken, het ordenen en klaarleggen hiervan en het doornemen en controleren op fouten. Je zorgt er ook voor dat alles in de juiste huisstijl staat. De rol van een Management Assistant zou je ook Team Assistant kunnen noemen. Het kan wel zijn dat je in de rol van Team Assistant geen leden van het Management ondersteunt maar de werkzaamheden kunnen grotendeels overeen komen.

Back Office medewerker /  Front Office medewerker

Het is verschil tussen een Back Office medewerker en een Front Office medewerker is redelijk eenvoudig uit leggen. Als Front Office medewerker werk je aan de ‘’voorzijde’’ van het bedrijf en ben je het 1e aanspreekpunt. Je ontvangt klanten, zorgt dat ze wegwijs worden gemaakt, neemt de telefoon aan en beantwoordt vragen van medewerkers en klanten. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor de in- en uitgaande post en hebt contact met de leveranciers. Als Back Office medewerker ben je vooral bezig met het ondersteunen op diverse administratieve processen.  Voorbeelden van veel voorkomende ondersteunende werkzaamheden zijn het opstellen van offertes en contracten, opmaken van facturen, invoeren van data en het beheren van dossiers.

Personal Assistant

De functie van een Personal Assistant houdt in dat je 1 of 2 personen ondersteunt. Vaak komt het er op neer dat jij ervoor zorgt dat de perso(o)n(en) die je ondersteunt, zo goed mogelijk hun werk kunnen doen. Complex agendabeheer, voorbereidingen van afspraken/vergaderingen, bijhouden van de e-mailbox en het aannemen van de telefoon zijn veel voorkomende werkzaamheden. Daarbij kan het zijn dat je veel meekrijgt van hetgeen waar iemand zich inhoudelijk mee bezig houdt. Dit bijvoorbeeld door het notuleren tijdens meetings: hierdoor kunnen jullie ook samen sparren over de inhoud. Voor een PA is het ook gebruikelijk dat je privé zaken regelt. Een goede klik met en het vertrouwen hebben in de perso(o)n(en) waarvoor je werkt, is dan ook essentieel voor deze functie.

Executive Assistant

Een Executive Assistant ondersteunt op hoog niveau. Je ondersteunt meestal een aantal personen. In sommige bedrijven krijgen niet alle lagen van de organisatie ondersteuning. De hoogste lagen worden meestal ondersteund door een of meerdere EA’s. Waar een PA echt een solistische rol is kan het zijn dat je als EA in een team werkt. Je krijgt vaak veel verantwoordelijkheden en mag in sommige gevallen ook zelf beslissingen maken en meedenken in de organisatie.

Assistant

De titel Assistant is in mijn ogen een titel die aan heel veel functies gegeven kan worden. Eigenlijk is dit de nieuwe benaming voor secretaresse. Vaak wordt de titel Assistant in vacatures gekoppeld aan de naam van de praktijkgroep, Business Unit of het team. In een Assistantrol bied je ondersteuning in de breedste zin van het woord. Je houdt je bezig met diverse secretariële, administratieve en organisatorische werkzaamheden. Aangezien deze titel steeds vaker wordt gebruikt is het van belang om de gehele vacaturetekst goed door te nemen om er zo achter te komen waar de nadruk van de functie ligt.

Creëer  je eigen functie

Het lezen van een vacature vergt wat oefening, sommige bedrijven gebruiken meer vakjargon dan anderen. Vind je het moeilijk om te bepalen welke functie er goed bij jou past? Pak een aantal vacatures die je aanspreken en arceer hierin wat jou zo aanspreekt in de omschrijving. Zijn dit taken waarmee je bekend bent of waar je graag meer van zou willen weten? Arceer ook zaken waarvan je minder blij wordt. Op deze manier wordt het voor jezelf steeds duidelijker wat er bij je past en kan je dit ook goed in je motivatiebrief naar voren laten komen. Natuurlijk zijn wij er als bureau ook voor jou om je te helpen in deze zoektocht.

Jorien