De Office Manager, de meest veelzijdige persoon binnen een organisatie
Catalijn: “Hé Jorien, jij beweert dat de Office Manager de meest populaire functie is?”
Jorien: “Klopt! Snel schakelen tussen uitvoerende en organisatorische taken, vaak afgewisseld met PA werkzaamheden voor de directeur waarbij mee- en vooruitdenken noodzakelijk is. De Office Manager is by far de meest veelzijdige persoon op kantoor.”
Catalijn: “Maar niet elk bedrijf heeft een Office Manager? Best een schaars beroep.”
Jorien: “Niet meer, voorheen waren het met name de kleine organisaties die begrepen hoe fijn een goede Office Manager is. Nu is deze functie niet meer weg te denken bij middelgrote organisaties. Overal waar nog geen gespecialiseerde teams aanwezig zijn voor bijvoorbeeld HR en marketing is een Office Manager. Dat maakt de functie zo leuk. Naast die lamp vervangen, coördineert hij/zij o.a. alle events, recruitment, de socials, onboarding, aansturing receptie en die lijst is nog veel langer.”
Catalijn: “Maar past dat wel allemaal in één functie of wordt alles maar over de ‘schutting’ gegooid bij de Office Manager?”
Jorien: “Meestal creëert diegene zijn of haar eigen ideale baan. Puur op basis van interesses en voor de werkzaamheden die overblijven wordt vaak een (junior) Assistant aangenomen of de receptie vindt het leuk om die werkzaamheden op te pakken.”
Catalijn: “In een ideale situatie wel ja, maar is het altijd zo ideaal?”
Jorien: “Het veredelde ‘manusje van alles’ is echt verleden tijd. Er worden nu zoveel eisen gesteld aan een goede Office Manager. Terecht ook want hij/zij heeft veel verantwoordelijkheden. Werkgevers snappen heel goed dat als je een Office Manager optimaal wil laten presteren dat ze hem of haar autonomie en ruimte moeten geven. De Office Manager is niet voor niets de verbindende factor binnen een organisatie.”
Catalijn: “Van ons allemaal ben jij degene die met name de Office Managers bemiddeld. Bijna al jouw klanten willen of hebben een Office Manager.”
Jorien: “Grappig he, ik vind het ook een heel leuk beroep en inmiddels weet iedereen mij te vinden als ze een Office Manager zoeken of een baan als Office Manager.”
Catalijn: “Verwacht je nog dat deze functie gaat veranderen en zal hij altijd blijven bestaan?”
Jorien: “Hij is al aan het veranderen. Twee jaar geleden werkten Office Managers nog niet vanuit huis en nu zie je dat ze één dag in de week thuiswerken. Ze hebben zoveel werk waar ze op kantoor niet aan toekomen in verband met allerlei facilitaire adhoc zaken, dan is zo’n thuiswerk dag ideaal. Daarnaast moest je er vroeger een opleiding voor hebben gevolgd en nu zijn juist de personen die vanuit de hotellerie en horeca komen heel populair.”
Catalijn: “Ja dat snap ik wel. Die zijn organisatorisch én dienstverlenend natuurlijk briljant.”
Jorien: “Precies! Door de enorme personeelsschaarste wordt deze functie steeds populairder. Het type persoon die dit kan is vaak werkzaam alsof het zijn of haar eigen bedrijf is. Ze vinden het leuk om nieuwe kennis te vergaren en zijn zo op verschillende disciplines inzetbaar. Voor henzelf ook leuk, want ze zitten niet de hele dag vast achter hun computer.”
Catalijn: “En parttime! Ik zie jou alleen maar in gesprek met Office Managers die vier dagen willen werken. Terwijl Office Managers juist vijf dagen nodig zijn. Hoe vinden jouw opdrachtgevers dat?”
Jorien: “Anno nu snappen werkgevers heel goed dat de juiste balans tussen werk en privé belangrijk is voor het behouden van personeel, daarom is parttime geen dealbreaker meer.”
Catalijn: “De Office Manager organiseert natuurlijk zijn of haar werk dusdanig goed dat ze prima een dag in de week gemist kunnen worden 😊”
Jorien: “Dat deden ze altijd al, alleen is de blik van de werkgever verruimt. Niet meer zo ouderwets, zoals alleen op kantoor en gelukkig ook niet meer alleen vrouwelijk. Er wordt nu echt gekeken wie past het beste bij het team.”
Catalijn: “Eens, gelukkig werkt onze Els al weer jaren parttime en vanuit huis wanneer dat haar goed uitkomt.”
Jorien: “Een goede Office Manager is gewoon echt goud waard!”
Leestijd 3 min.
