Office Manager + (juridisch) Administratief medewerker
Onze kandidaat wil graag als Office manager + (juridisch) administratief medewerker verantwoordelijk zijn voor het efficiënt en professioneel beheren van het kantoor, terwijl ze daarnaast inhoudelijke administratieve ondersteuning biedt. Zij combineert graag organisatorische taken, zoals agendabeheer, vergaderingen coördineren en het contact met cliënten, met juridisch-administratieve werkzaamheden zoals het opstellen van juridische documenten, dossierbeheer, en het bewaken van termijnen. Als administratief medewerker heeft zij verschillende interesses zoals onder andere HR, risk & compliance en het notariaat.
Zij wil in een team zorgen voor een gestroomlijnde kantoorvoering. Ze heeft oog voor detail in de juridische ondersteuning en heeft ervaring met juridische administratie. Met haar proactieve werkhouding is zij ideaal in deze veelzijdige rol.
Werkervaring
Uitgaande correspondentie – verantwoordelijk voor het opstellen en versturen van brieven, e-mails en andere correspondentie aan cliënten, rechters en andere betrokkenen. Zorgvuldig bewaken van de juiste tone-of-voice en het tijdig versturen van belangrijke juridische documenten.
Inkomende en uitgaande (proces)stukken behandelen – ontvangen en verwerken van juridische stukken, zoals dagvaardingen en vonnissen. Zorgen dat alle processtukken tijdig worden doorgezet naar de juiste partijen en zorgvuldig worden opgeslagen in het systeem.
Koeriers regelen – organiseren van koeriersdiensten voor het versturen van spoedstukken en vertrouwelijke documenten, met oog voor de juiste afhandelingstermijnen.
Agendabeheer en reizen boeken – proactief beheren van de agenda’s van advocaten, afspraken inplannen en coördineren, zowel intern als extern. Boekingen regelen voor reizen, accommodaties en vergaderruimtes tijdens zakenreizen.
Telefoon-, post- en e-mailafhandeling – verwerken van inkomende en uitgaande communicatie, filteren van belangrijke zaken en ervoor zorgen dat informatie efficiënt wordt doorgegeven aan de juiste personen.
Administratieve taken, zoals inschrijvingen en facturatie – verwerken van inschrijvingen en beheren van de facturatieprocessen, inclusief het opstellen en opvolgen van facturen en het beheren van debiteuren.
Bestellen van kantoor- en huishoudelijke artikelen – voorraadbeheer en tijdige bestellingen van kantoorbenodigdheden en huishoudelijke artikelen, zodat het kantoor altijd goed functioneert.
Declaraties bijhouden – verantwoordelijk voor het administreren van declaraties van medewerkers en het bewaken van de juiste kostenverantwoording.
Cliënten ontvangen – professioneel en gastvrij ontvangen van cliënten en bezoekers, waarbij je zorgt voor een positieve eerste indruk.
Plaatsen van nieuwsbrieven en blogs – onderhouden van de website en het plaatsen van nieuwsbrieven en blogs om cliënten en geïnteresseerden op de hoogte te houden van juridische ontwikkelingen en kantooractiviteiten.
Zaal-, event- en cateringreserveringen – organiseren van vergaderzalen, evenementen en bijbehorende catering, zowel voor interne als externe bijeenkomsten.
Parkeerbeheer en contactpersoon voor schoonmaker en pandbeheer – zorgen voor parkeerfaciliteiten voor medewerkers en bezoekers, contact onderhouden met de schoonmaker en het beheer van het pand om een comfortabele en efficiënte werkomgeving te waarborgen.
Assessmentkandidaten ontvangen – verwelkomen en begeleiden van assessmentkandidaten, waarbij je zorgt voor een professionele en gastvrije ervaring.
Kandidaat
Zij is iemand die anderen graag ontzorgd. Zij heeft veel energie en houdt er van om pro actief aan het werk te gaan. Ze is communicatief sterk en is een echte verbinder. Ze denkt mee en zet net dat stapje extra om zo dienstverlenend mogelijk te zijn. In haar werk vindt zij het heerlijk als ze een gecombineerde / brede functie mag bekleden. (Juridisch) administratieve inhoudelijke werkzaamheden combineert zij graag met bijvoorbeeld officemanagement taken. Juist die combinatie maakt het voor haar leuk. Zij vindt het heerlijk om er voor iedereen te zijn. Ze houdt altijd het overzicht tussen de verschillende werkzaamheden en deadlines. Hierdoor weet zij steeds de juiste prioriteiten te stellen. Nieuwe werkzaamheden leert zij zich graag aan. Wat er ligt pakt zij op. Zij heeft snel door waar de behoefte ligt.
Vaardigheden Kandidaat
- Nederlands, goed in woord en geschrift
- Engels, goed in woord en geschrift
- MS Office
Zij is in staat om meerdere taken tegelijk te beheren, zoals agendabeheer, het organiseren van vergaderingen en het coördineren van evenementen. Zij is zowel mondeling als schriftelijk sterk, om effectief te communiceren met cliënten, advocaten en andere betrokken partijen.
Zij is erg zorgvuldig in het verwerken van juridische documenten, het bijhouden van declaraties en het behandelen van inkomende en uitgaande processtukken. Zij kan omgaan met vertrouwelijke informatie en juridische documenten.
Ze kan zelfstandig handelen en problemen oplossen, zoals het regelen van spoedkoeriers of het oplossen van last-minute vergader locatie problemen. Zij kan vriendelijk en professioneel omgaan met cliënten en bezoekers, zowel aan de telefoon als in persoon.
Ze heeft ervaring met het beheren van facturaties, inschrijvingen en de organisatie van kantoorbenodigdheden.
Gewenste functie
Office manager + Juridisch administratief medewerker
Beschikbaarheid
- 32 uur
- 1 of 2 maand opzegtermijn (in overleg)
- Voorkeur parttime dag op de vrijdag