• Fulltime en parttime
  • Amsterdam

Website ZIJbv ZIJ

Op hoog niveau schakelen met de directie en tegelijkertijd uitgedaagd blijven in de rol als Office Manager. Klinkt dat als een perfecte combinatie voor jou? Dat kan hier!

Executive Assistant / Office Manager

Functie

Zoek jij een uitdagende en verantwoordelijke baan? Wij noemen dit een buitenkans! Jij fungeert als Executive Assistant op haar parttime dag (woensdag) en ondersteunt daarnaast waar nodig. Op de andere dagen ben jij werkzaam als Office Manager.

Als Office Manager houd jij je o.a. bezig met het aansturen van de receptie (die zij extern inhuren), het fungeren als contactpersoon voor externe partners, het organiseren van alle IT faciliteiten en vele ad hoc taken/vraagstukken. Bijvoorbeeld een videoconference die plaats zou vinden, maar de apparatuur weigert. Jij weet precies wat je moet doen en krijgt de boel binnen no-time weer aan de praat! Tevens kunnen verschillende teamleden jou benaderen met de vraag om een vlucht voor hen te boeken of hen te ondersteunen bij een visum aanvraag.

Op woensdag (en tijdens haar vakanties) fungeer jij als back-up voor de Executive Assistant. Je biedt ondersteuning op hoog niveau. De director heeft een druk bezette agenda. Het betreft een ambitieuze dame van midden 40. Ze is een prettige dame om werkzaam voor te zijn. Ze heeft een directe manier van communiceren en vindt het prettig als jij aanvoelt wat zij nodig heeft. Als Executive Assistant beheer en bewaak jij de agenda van de director, lees je mee in haar e-mail, ben je verantwoordelijk voor het boeken van reizen en vluchten (tevens stel je een reisschema op), bereid je vergaderingen voor (locatie- en documentbeheer), verwerk je haar declaraties, houdt jij je bezig met het opmaken van een PowerPoint presentatie of het opmaken van een brief die namens haar verstuurd wordt en tot slot ben jij verantwoordelijk voor een stukje administratie en verschillende archiveerwerkzaamheden.

Met recht een afwisselende rol waarbij je voor verschillende uitdagingen komt te staan. Deze baan is uitermate geschikt voor iemand die een uitdagende baan voor 32 uur per week zoekt (meer of minder is niet bespreekbaar). Iemand die een gezonde werklust heeft en zich voor 300% wil inzetten in een internationale en veeleisende omgeving.

Bedrijf

Deze organisatie is van een klein familiebedrijf uitgegroeid tot een wereldwijde en beursgenoteerde bouwonderneming van Egyptische bodem. Op de prachtige locatie in Amsterdam werken ongeveer 20 man.

Cultuur

Er heerst een zakelijke sfeer en enige hiërarchie. Niet alleen in Amsterdam maar ook binnen de andere kantoren is iedereen performance driven, hoog opgeleid, hebben een enorme drive en zijn ambitieus. Zij zijn hier om hard te werken en kwaliteit te leveren. Natuurlijk gaat iedereen op een prettige manier met elkaar om, maar het werk staat voorop.

Eisen

Je hebt 5-7 jaar ervaring als Assistant op hoog niveau binnen een internationale, zakelijke omgeving. Je bent performance driven, analytisch en creatief. Op verschillende niveaus schakelen is geen probleem. Affiniteit met IT en kennis van Office 365 is een sterke pre. Zowel jouw Nederlands als Engels is in woord en geschrift uitstekend.

Het type persoon dat hier past is ambitieus, werklustig, zakelijk en gewend aan hiërarchie. Iemand die zijn/haar energie haalt uit het ontzorgen op een hoog niveau, maar tegelijkertijd blij wordt in de rol als manusje van alles!

Het is een harde eis dat jij op woensdag beschikbaar bent. Evenals reizen met het ov. (Deze organisatie is in het centrum van Amsterdam gevestigd).

Arbeidsvoorwaarden

Voor deze rol is een salarisindicatie gegeven van € 3.000 – € 3.700 bruto per maand, gebaseerd op een fulltime werkweek. Uiteraard is het aanbod afhankelijk van leeftijd, ervaring en opleidingsniveau.

Interesse

Heb je interesse in deze functie stuur dan een korte motivatie en jouw CV naar info@zijmaakthetverschil.nl. Voor vragen kun je contact opnemen met Maud Berghege van ZIJ op telefoonnummer 020 6888 499. Er wordt geen automatische ontvangstbevestiging gestuurd, maar elke sollicitatie wordt intensief behandeld. Binnen één week ontvang je een reactie met betrekking tot jouw sollicitatie.

ZIJ is hét werving & selectiebureau voor secretarieel én ondersteunend personeel. Voor bovenstaand bedrijf nemen wij de voorselectie van de juiste kandidaat uit handen. Kijk gerust eens op onze site www.zijmaakthetverschil.nl voor meer informatie over ZIJ. Je kunt ons ook volgen via Facebook, Instagram en LinkedIn om op de hoogte te blijven omtrent de laatste vacatures en updates.

 

Upload je CV of een ander relevant bestand. Max. bestandsgrootte: 8 MB.