Site ZIJ
Deze internationale manager heeft een Assistant aan zijn zijde nodig die verschillende complexe zaken weet te managen. Jij laat niet zomaar los en krijgt het steeds weer voor elkaar!
Executive Assistant
Als Executive Assistant ondersteun je een manager die internationaal verantwoordelijk is voor ruim 3000 medewerkers. Hij is als manager nauw betrokken en staat voor hoge kwaliteit. Er wordt veel geschakeld tussen de verschillende groepen. Ze zullen regelmatig bij hem aankloppen om verschillende zaken te bespreken. Als Assistant ligt daar dan ook een belangrijke rol. Er zal veel gecoördineerd moeten worden. Jij weet prioriteiten te stellen, te schuiven in agenda’s en zaken duidelijk te communiceren. Door de juiste toon van communicatie krijg je zaken voor elkaar. Dit vraagt soms wat directheid en doortastendheid, maar tegelijk ook een heel vriendelijke houding.
Er loopt van alles door elkaar. Een belangrijke mail in de mailbox, er komt een verzoek per telefoon en er staat iemand aan jouw bureau. Iedereen heeft iets van de manager nodig. Jij weet dit allemaal in goede banen te leiden. Je zegt graag ja, maar moet ook wel eens nee verkopen. Je zoekt in ieder geval altijd naar de beste oplossing en probeert iedereen tevreden te stellen. Deze rol vraagt het om meerdere ballen tegelijk in de lucht te houden. Daarin weet jij structuur te brengen en hebt oog voor de kleinste details. Je weet immers hoe belangrijk de manager kwaliteit vindt en staat hier ook voor.
De mailbox en de agenda zijn jouw domein. Maar je kunt je voorstellen dat er nog veel meer zaken geregeld moeten worden. Op een dag stroomt de mailbox vol. Jouw oog is hier vrijwel altijd op gericht en weet goed te filteren. Ook komt het ene na het andere verzoek voor een meeting binnen. Hier weet jij de mate van belangrijkheid te selecteren. Waar nodig gooi je de agenda om. Voor de verschillende afspraken moet van alles geregeld worden. Dit is van het boeken van een reis tot aan het voorbereiden van een presentatie. Het in de juiste lay-out zetten van verschillende stukken en nog even contact opnemen met die cliënt die wacht op een antwoord. Geen dag is hetzelfde. Binnen deze hectische en veeleisende omgeving ben jij op je best!
Bedrijf en cultuur
Een professioneel advocatenkantoor, internationaal gericht, maar het vleugje Hollandse cultuur is net zo goed terug te vinden. Er wordt hier met passie en plezier gewerkt. Hier is ruimte voor ambitie én ontwikkeling. Samen werken jullie aan het succes van de organisatie. Er heerst een opendeurenbeleid, met jouw vraag kun je bij iedereen terecht. Het informele karakter laat zich zien doordat er niet alleen over werk wordt gepraat. Er is ook tijd om even die laatste Netflix serie te bespreken of dat artikel dat afgelopen weekend in de krant stond. Er is oprechte interesse in elkaar en iedereen heeft lol met elkaar. Het kantoor ligt in Amsterdam Zuid en is dan ook heel goed met het OV of fiets bereikbaar. Er is geen mogelijkheid om te parkeren.
Quote Bernadette (werkzaam als Personal Assistant):
Vanaf het sollicitatieproces voel ik mij hier al heel welkom. Vanaf dag 1 wordt er al veel geïnvesteerd in een fijne samenwerking met elkaar, mede door leuke kennismakingsgesprekken. Ik kan met mijn vragen altijd bij iemand terecht. Iedereen is heel open en benaderbaar en dat alles in een informele sfeer. Echt een heel fijne professionele plek om te mogen werken!
Executive Assistant; wat breng jij mee?
Je hebt een paar jaar (recente) werkervaring als Executive / Personal Assistant. Bij voorkeur is dit binnen de advocatuur óf juridische werkomgeving en anders binnen de zakelijke dienstverlening. Zowel jouw Engels als Nederlands zijn uitstekend en je hebt hbo of wo werk- en denkniveau. Daarnaast ben je proactief en sterk in je communicatie. Binnen een hectische en veeleisende omgeving ben jij niet zomaar uit het veld te slaan.
Arbeidsvoorwaarden Executive Assistant
De salarisindicatie ligt tussen € 3.700 – 4.300 bruto per maand bij een fulltime werkweek. Daarnaast bieden zij aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden:
28 vakantiedagen
Een 13e maand
Aandacht voor jouw persoonlijke ontwikkeling o.a. door aanbieden van trainingen en opleidingen
Reiskostenvergoeding
8% Vakantiegeld
Een collectieve pensioensregeling
Als je via ZIJ een nieuwe baan vindt dan ontvang je van ons een cadeaubon naar keuze ter waarde van €150. Je kan kiezen voor een nieuwe garderobe voor jouw eerste werkdag, nog even die training/workshop te volgen voor extra kennis of even heerlijk ontspannen tijdens een weekendje weg zodat jij fris aan jouw nieuwe avontuur kan beginnen.
Interesse
Heb je interesse in deze vacature of wil je meer weten? Stuur dan een mail naar info@zijmaakthetverschil.nl of bel naar Ellen Schelvis-Blom van ZIJ op telefoonnummer 020 6888 499. We ontvangen graag jouw CV. Heb je nog geen up-to-date CV, is dat geen probleem, dat kan altijd later. We vinden het leuk te horen waarom deze vacature jou aanspreekt!
Binnen één week ontvang je een reactie op jouw mail. Dit kan zowel telefonisch als via mail gebeuren (houd hiervoor ook jouw spam in de gaten).
ZIJ is hét werving & selectiebureau voor secretarieel en administratief personeel binnen de advocatuur, zakelijke dienstverlening en consultancy. Voor bovenstaand bedrijf nemen wij de voorselectie van de juiste kandidaat uit handen. Kijk gerust eens op onze site www.zijmaakthetverschil.nl voor meer informatie over ZIJ. Je kunt ons ook volgen via LinkedIn, Instagram en Facebook (zij.maakthetverschil) om op de hoogte te blijven omtrent de laatste vacatures en updates.