• Fulltime en parttime
  • Amsterdam

Website ZIJ

Heb jij ondersteunende ervaring binnen de zakelijke dienstverlening? ZIJ is met regelmaat op zoek naar Management Assistants, Personal Assistants en secretaresses voor bedrijven binnen de zakelijke dienstverlening.

Functie Management Assistant, Personal Assistant, secretaresse

Bij elke organisatie worden secretariële functies anders benoemt. De meest voorkomende zijn Management Assistant, Personal Assistant en secretaresse. Over het algemeen betreft het een brede en organisatorische rol.

De Partners en Managers kunnen niet zonder jou. Een Management Assistant, Personal Assistant, secretaresse ziet wat er moet gebeuren. Het is een rol die je niet klakkeloos uitvoert, maar jij weet waar je mee bezig bent én waar de Partners mee bezig zijn. Jij bent die Assistant die zich verdiept in hetgeen dat speelt.

Een dag in jouw functie kan er als volgt uitzien:

Gisteren heb je alvast in de agenda voor vandaag gekeken en loopt eerst even langs de vergaderzaal om te kijken of alles gereed staat en zet zelf alles voor de video conference klaar. Daarna duik je de mailboxen in en handelt proactief op urgente e-mails en pakt acties op. De Partners zien graag dat jij hen attendeert op belangrijke en noodzakelijke dingen en proactief complexe afspraken met klanten regelt. Je zit er bovenop en regelt de afspraak van A tot Z (vervoer, locatie, catering e.d.). Daarbij weet je dat er voor één van de afspraken een presentatie gemaakt moet worden. Jij gaat achter de informatie aan en zorgt dat er een eerste opzet komt. Tegelijk check je een document dat uitgestuurd moet worden en brengt de laatste wijzigingen aan. Er komt een telefoontje binnen met een spoedafspraak. Alle hens aan dek. Doordat je zo betrokken bent, kun je goed inschatten welke afspraken verzet kunnen worden om voor deze afspraak ruimte in de agenda te maken. Voor een ieder weet je het met de juiste communicatie goed te regelen. Daar komt ook een commerciële inslag kijken. Aan het einde van de dag heb je nog even overleg met de partners zodat je volledig op de hoogte bent van de laatste stand van zaken en attendeert hen ook op wat zaken. Tevens staat er nog een meeting voor morgen gepland waar je als reminder nog eens de agenda rondstuurt. Je zorgt dat je morgen iets eerder op kantoor bent zodat de vergaderzaal weer klaarstaat. Het is belangrijk dat jij bij deze meeting aanwezig bent en verzorgt de actie- en besluitenlijst en vervolgens bewaak je de opvolging. Geen tijd om je te vervelen en ben je er even niet, dan is er gelukkig die collega Assistant die het werk kan overnemen.

Wil jij liever werkzaam zijn binnen een andere branche?

Kijk dan ook eens bij onze andere vacatures: www.zijmaakthetverschil.nl/vacatures.

Bedrijf

ZIJ is hét bureau voor secretarieel en administratief personeel binnen de zakelijke dienstverlening. Met onze jarenlange ervaring hebben we ons gespecialiseerd in de verschillende functies bij grote, middelgrote en kleine kantoren.

De opdrachtgevers binnen de zakelijke dienstverlening die werken met ZIJ doen dit niet voor niets. ZIJ weet namelijk heel goed met wie ze werken en bij wie de ideale kandidaat het beste past. Dit heeft alles te maken met het écht kennen van alle partijen. ZIJ en de zakelijke dienstverlening gaan al jarenlang samen. Ons specialisme ligt in deze branche. Met succes voorzien wij verschillende kantoren in een breed scala aan functies. ZIJ werkt o.a. voor de volgende bedrijven; vastgoed, investeringsmaatschappijen/ trust, makelaardij en adviesbureaus

Eisen Management Assistant, Personal Assistant, secretaresse

Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring opgedaan binnen de zakelijke dienstverlening als Management Assistant, Personal Assistant of secretaresse. De werkervaring die jij hebt, heb je opgedaan binnen een dynamische organisatie. Hierbij heb je ervaring met plannen/organiseren en als sterke pre ervaring hebt met agendabeheer. Je hebt een diploma op minimaal mbo-4 of hbo niveau. Een vereiste is dat je een goede kennis hebt van de Nederlandse taal, maar ook moet jouw Engels van goed niveau zijn. Uiteraard kun je goed overweg met MS Office. Als persoon sta je stevig in je schoenen en je houdt je staande in een hectische, veeleisende omgeving.

Arbeidsvoorwaarden Management Assistant, Personal Assistant, secretaresse

De salarisindicatie ligt tussen €2.500,- en €3.500,- bruto per maand bij een fulltime werkweek, afhankelijk van leeftijd, werkervaring en opleidingsniveau.

Interesse Management Assistant, Personal Assistant, secretaresse

Heb je interesse in 1 van deze functies stuur dan een korte motivatie en jouw cv naar info@zijmaakthetverschil.nl. Voor vragen kun je contact opnemen met Jorien Beentjes en Noortje Warnsinck- Mocking van ZIJ op telefoonnummer 020 6888 499. Er wordt geen automatische ontvangstbevestiging gestuurd, maar elke sollicitatie wordt intensief behandeld. Binnen één week ontvang je een reactie met betrekking tot jouw sollicitatie. Dit kan zowel telefonisch als via mail gebeuren (houd hiervoor ook jouw spam in de gaten).

ZIJ is hét werving & selectiebureau voor secretarieel en administratief personeel binnen de advocatuur, zakelijke dienstverlening en consultancy. Voor bovenstaand bedrijf nemen wij de voorselectie van de juiste kandidaat uit handen. Kijk gerust eens op onze site www.zijmaakthetverschil.nl voor meer informatie over ZIJ. Je kunt ons ook volgen via Facebook, Instagram en LinkedIn om op de hoogte te blijven omtrent de laatste vacatures en updates.

Upload je CV of een ander relevant bestand. Max. bestandsgrootte: 8 MB.