• Fulltime
  • Amsterdam

Website ZIJbv ZIJ

Ben jij een ervaren en flexibele Management Assistant die tot zijn/haar recht komt binnen een internationale omgeving? (En spreek je toevallig ook nog een aardig woordje Duits?)

Management Assistant 

Functie

Als Management Assistant heb je een diverse rol. Je werkt samen met een andere Assistant en jullie ondersteunen een team van 12 Investment Professionals. Daarbij zal een verdeling worden gemaakt, zodat ieder verantwoordelijk is voor 6 professionals. Tevens zorgen jullie ervoor dat alles op kantoor vlekkeloos verloopt. Deze organisatie zoekt een zelfstarter, iemand die het werk naar zich toe trekt en werk ziet liggen; iemand die goed kan ontzorgen.

Het betreft een brede rol, zo voer je als Management Assistant onder andere de volgende werkzaamheden uit; je bent het eerste aanspreekpunt, zowel per telefoon als fysiek voor de bezoekers, koeriers en de leveranciers. Aangezien deze organisatie gevestigd is in een verzamelgebouw heb jij nauw contact met de beveiliging en de receptie. Jij beheert de kantooragenda en plant de afspraken in, organiseert reizen, bereidt zendingen voor de koeriers, houdt vakanties bij en maakt hier een overzicht van, maakt declaraties, verwerkt facturen, archiefwerkzaamheden (filen), regelen cadeautjes bij geboorte of speciale gelegenheden, facilitaire ondersteuning in zijn algemeenheid, huishoudelijke taken (opruimen, keuken, vergaderzalen, koelkast/koffie bijvullen, koffieapparaat schoonmaken/filters wisselen, etc.), melden storingen aan kantoorpand, meldingen voor de schoonmaak en voorraad bestellen.

Het is goed om te weten dat dit de functie is zoals die is, doorgroeimogelijkheden zoals een leidinggevende rol is binnen deze organisatie niet mogelijk. Daarnaast dien je 40 uur per week beschikbaar te zijn. Dit is een harde eis.

Bedrijf

Deze organisatie betreft een wereldwijd opererende Amerikaanse Investeringsfonds die behoort tot de top van de financiële sector. De onderneming is gespecialiseerd in het bieden van financiële ondersteuning en operationele expertise om ondergewaardeerde bedrijven te helpen transformeren tot marktleiders.

Er zijn twee kantoren in Nederland. Het hoofdkantoor bevindt zich in New York en er zijn kantoren in de Verenigde Staten, Europa, het Midden-Oosten en Azië.

Cultuur

Het betreft een organisatie waar iedereen respectvol met elkaar omgaat. Intern heerst er een informele sfeer, naar buiten toe formeel. Vanuit het hoofdkantoor heerst er een Amerikaanse hiërarchie, deze is strikt en iemand dient hier goed mee om te kunnen gaan. Dit betekent dat er bepaalde regels vanuit Amerika opgelegd zijn en hier dient iedereen zich aan te houden.

Jaarlijks is er een social event en een diner waar collega’s van beide kantoren aanwezig zijn.

Het is een prettige werkomgeving, waar men met plezier naar toe gaat!

Eisen

Jij hebt een afgeronde secretariële opleiding (bijvoorbeeld Schoevers), je spreekt zowel vloeiend Nederlands als Engels (gezien dit de voertaal is) ervaring met de Duitse taal is een pré.

Je hebt ervaring als Management Assistant binnen een internationale organisatie, MS Office kent geen geheimen voor jou, je bent flexibel en voert gemakkelijk diverse taken uit, je hebt de juiste werkmentaliteit, iemand die elke dag met een lach op zijn of haar gezicht binnenkomt en met plezier het werk uitvoert, als persoon ben jij servicegericht, dienstverlenend, proactief en zeer secuur tevens ben jij zelfsturend maar overlegt altijd met jouw collega’s. Je bent accuraat, efficiënt, pro actief, je bent handig met computers en mobiele telefoons en je bent 40 uur per week beschikbaar.

Arbeidsvoorwaarden

Het salaris is afhankelijk van leeftijd en jouw relevante werkervaring, maar zal tussen de € 2.800 – 4.000,- bedragen (op basis van 40 uur).

Interesse

Heb je interesse in deze functie stuur dan een korte motivatie en jouw CV naar info@zijmaakthetverschil.nl. Voor vragen kun je contact opnemen met Maud Berghege van ZIJ op telefoonnummer 020 6888 499. Er wordt geen automatische ontvangstbevestiging gestuurd, maar elke sollicitatie wordt intensief behandeld. Binnen één week ontvang je een reactie met betrekking tot jouw sollicitatie..

ZIJ is hét werving & selectiebureau voor secretarieel én ondersteunend personeel. Voor bovenstaand bedrijf nemen wij de voorselectie van de juiste kandidaat uit handen. Kijk gerust eens op onze site www.zijmaakthetverschil.nl voor meer informatie over ZIJ. Je kunt ons ook volgen via Facebook, Instagram en Linkedin om op de hoogte te blijven omtrent de laatste vacatures en updates.

Upload je CV of een ander relevant bestand. Max. bestandsgrootte: 8 MB.