• Fulltime
  • Amsterdam

Website ZIJbv ZIJ

Deze managers zoeken een Management Assistant die echt een rechterhand is. Jij denkt mee en anticipeert op verschillende zaken. Daar haal jij je uitdaging!

Functie
Deze partners kunnen niet zonder jou! Een Management Assistant die ziet wat er moet gebeuren. Het is een rol waar je niet klakkeloos uitvoert, maar jij weet waar je mee bezig bent én waar de partners mee bezig zijn. Jij bent die Management Assistant die zich verdiept in de manager(s) en alles wat er speelt, soms ook privé. Eén van de partners ontvangt regelmatig zeer belangrijk bezoek. Daar komt jouw servicegerichtheid goed van pas. Jij zorgt dat de gasten worden opgehaald, dat alles in de kamer klaarstaat en jouw manager breng je nog snel even wat voor de lunch voordat hij de afspraak in gaat. Meedenken wordt gewaardeerd en eigenlijk ook wel verwacht. Naast deze partner ondersteun je nog één partner en één director.

Een dag in jouw functie als Management Assistant kan er als volgt uitzien:
Gisteren heb je alvast in de agenda voor vandaag gekeken en loopt eerst even langs de vergaderzaal om te kijken of alles gereed staat en zet zelf alles voor de video conference klaar. Daarna duik je de mailboxen in en handelt proactief op urgente e-mails en pakt acties op. De partners zien graag dat jij hen attendeert op belangrijke en noodzakelijke dingen en proactief complexe afspraken met klanten regelt. Je zit er bovenop en regelt de afspraak van A tot Z (vervoer, locatie, catering e.d.). Daarbij weet je dat er voor één van de afspraken een presentatie gemaakt moet worden. Jij gaat achter de informatie aan en zorgt dat er een eerste opzet komt. Tegelijk check je een document dat uitgestuurd moet worden en brengt de laatste wijzigingen aan. Er komt een telefoontje binnen met een spoedafspraak. Alle hens aan dek. Doordat je zo betrokken bent, kun je goed inschatten welke afspraken verzet kunnen worden om voor deze afspraak ruimte in de agenda te maken. Voor een ieder weet je het met de juiste communicatie goed te regelen. Daar komt ook een commerciële inslag kijken. Aan het einde van de dag heb je nog even overleg met de partners en director zodat je volledig op de hoogte bent van de laatste stand van zaken en attendeert hen ook op wat zaken. Tevens staat er nog een meeting voor morgen gepland waar je als reminder nog eens de agenda rondstuurt. Je zorgt dat je morgen iets eerder op kantoor bent zodat de vergaderzaal weer klaarstaat. Het is belangrijk dat jij bij deze meeting aanwezig bent en verzorgt de actie- en besluitenlijst en vervolgens bewaak je de opvolging. Geen tijd om je te vervelen en ben je er even niet, dan is er gelukkig die collega Management Assistant die het werk kan overnemen.

Deze functie is voor 36 tot 40 uur.

Heb jij nog geen ervaring als Management Assistant maar is dit wel de functie die jou aanspreekt? We hebben ook vacatures voor starters of juniors, zie onze andere vacatures:  https://zijmaakthetverschil.nl/vacatures/.

Eisen
Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring als Secretaresse/Management Assistant. Hierbij is het een must dat je ervaring hebt met plannen/organiseren en als sterke pre ervaring hebt met agendabeheer. De werkervaring die jij hebt, heb je opgedaan binnen een dynamische organisatie. Je staat je mannetje en hebt genoeg pit in je. Je bent goed in het werken met MS Office. Als persoon sta je stevig in je schoenen en je houdt je staande in een hectische, veeleisende omgeving.

Je hebt een diploma op minimaal MBO-4 of HBO niveau. Een vereiste is dat je een goede kennis hebt van de Nederlandse taal, maar ook moet jouw Engels van goed niveau zijn.

Bedrijf
Bij deze consultancy organisatie staat samenwerking en ontwikkeling voorop. Het is een internationale organisatie met een groot kantoor in Amsterdam. Vanwege de grootte van de organisatie heb je te maken met vele verschillende afdelingen die ieder functioneren als een klein bedrijf. Daardoor heerst er een persoonlijke en betrokken sfeer. Typerend voor deze organisatie is de dynamische en hectische omgeving. Zij werken met een diversiteit aan klanten, inspirerende collega’s en mooie arbeidsvoorwaarden.

Cultuur
Naar buiten hanteren zij een zakelijke uitstraling, maar intern heerst er een informele sfeer. Er is aandacht voor jou als persoon met betrekking tot groei. Er wordt hier verder gekeken naar jouw ontwikkeling en daardoor kun je het maximale uit jezelf halen. Het is hard werken waar je veel voor terug krijgt. Zij bieden jou echt een afwisselende baan in een prettige collegiale sfeer.

Arbeidsvoorwaarden
De salarisindicatie is tussen € 2.000 en € 3.100 bruto per maand, gebaseerd op een 40-urige werkweek. Dit is afhankelijk van jouw werkervaring.

Secundaire arbeidsvoorwaarden (dit geldt bij een contract bij deze werkgever):
30 vakantiedagen
Pensioenregeling: 1/3 voor de werknemer en 2/3 voor de werkgever
Prestatiebonus
Beloning- en beoordelingssysteem
Reiskostenvergoeding
Korting op diverse verzekeringen
Mogelijkheid tot het volgen van opleidingen/cursussen

Interesse
Heb je interesse in deze functie stuur dan een korte motivatie en jouw CV naar info@zijmaakthetverschil.nl. Voor vragen kun je contact opnemen met Ellen Schelvis-Blom van ZIJ op telefoonnummer 020 6888 499. Er wordt geen automatische ontvangstbevestiging gestuurd, maar elke sollicitatie wordt intensief behandeld. Binnen één week ontvang je een reactie met betrekking tot jouw sollicitatie.

 

ZIJ is hét werving & selectiebureau voor secretarieel én ondersteunend personeel. Voor bovenstaand bedrijf nemen wij de voorselectie van de juiste kandidaat uit handen. Kijk gerust eens op onze site www.zijmaakthetverschil.nl voor meer informatie over ZIJ. Je kunt ons ook volgen via Facebook, Instagram en LinkedIn om op de hoogte te blijven omtrent de laatste vacatures en updates.

 

Upload je CV of een ander relevant bestand. Max. bestandsgrootte: 8 MB.