• Fulltime en parttime
  • Amsterdam

Website ZIJbv ZIJ

Dynamisch, hectisch en je geen moment vervelen, dat biedt deze vacature. Jij bent die Personal Assistant die het al geregeld heeft voordat de vraag komt. In deze functie kun je echt je tanden zetten!

Functie
Je kunt veel kwijt in deze functie van Personal Assistant. Organiseren van complexe agenda’s en reizen, eerste aanspreekpunt zijn, mails verwerken/behandelen, betrokken zijn bij wat er speelt. Dat geeft een korte schets. Je hebt een veelzijdig pakket aan werkzaamheden in de ondersteuning van twee partners. Je weet de complexe agenda’s goed te organiseren. Dit houdt meer in dan alleen de afspraak plannen. Je regelt alles hier omheen; vervoer, catering, locatie, documenten, presentaties. Het wordt door jou tot in de puntjes verzorgd en geen detail wordt vergeten. Hier kun je je echt laten gelden en jouw toegevoegde waarde als Personal Assistant bewijzen.

Naast de complexe agenda’s organiseer je ook andere activiteiten zoals reizen, events, diners en presentaties. Het boeken en organiseren van reizen is zeker een belangrijk onderdeel. Eén van de partners reist veel en dit wordt door jou als Personal Assistant allemaal in goede banen geleid. Naast het boeken van een vlucht en hotel zet jij een reisschema in elkaar en regelt het meteen wanneer er een visum nodig is. Jouw verantwoordelijkheid ligt ook bij het e-mailbeheer. De mailbox ga jij regelmatig door en verdeelt deze naar prioriteit, zet e-mails door en legt ze voor aan partner/medewerkers ter behandeling. Naast mails komt er natuurlijk ook telefoon, daarin is het fijn als je de grenzen voor de partners kunt bewaken. Doordat je betrokken bent bij hetgeen speelt weet jij wat prioriteit heeft en wat op een later moment opgepakt kan worden. De partners zullen blij met jou als hun rechterhand zijn!
Laten we het administratieve proces ook niet vergeten. Het wijzigen van documenten (verwerken van mark up’s), nieuwe zaken aanmelden, presentaties maken en andere bijkomende werkzaamheden. Je leest het al, je kunt je als Personal Assistant echt onmisbaar maken. Dat betekent niet dat je nooit weg kan, want er is gewoon een back up. Zo zit je met een andere Personal Assistant op een kamer waarbij ieder zijn eigen taken heeft, maar waar nodig je elkaar ondersteunt.

Deze functie is beschikbaar voor 32 tot 40 uur.

Eisen
We maken graag kennis met jou als jij ervaring hebt als Management/Personal Assistant binnen een dynamische omgeving. Hierbij denken wij aan een advocatenkantoor, consultancy of accountancy organisatie of binnen de vastgoed of financiële dienstverlening. Je werkt op hoog niveau voor en met mensen die op HBO/WO niveau geschoold zijn, hierdoor wordt dit ook van jou gevraagd. Je werkt op deze afdeling in een internationale omgeving waardoor een uitstekende beheersing van het Engels heel belangrijk is, net als het Nederlands. En vanzelfsprekend is jouw kennis van MS Office helemaal up to date.

Je bent het gewend om ergens te werken waar elke dag anders is en ze gister nog rechtsaf gingen en morgen weer linksaf. Juist daar weet jij je hoofd koel te houden en alles in goede banen te lijden. We zoeken iemand die van aanpakken weet, stevig in je schoenen staat en meerdere ballen tegelijk in de lucht kan houden.

Bedrijf
Dit is één van de top advocatenkantoren van Nederland binnen de zakelijke markt. Het kantoor is gevestigd in Amsterdam Zuid. Zij werken zowel nationaal als internationaal.

Cultuur
Mét elkaar het beste bereiken is het motto. Hier werkt iedereen hard voor en zeker met plezier en toewijding. Er heerst een professionele werksfeer vooral richting cliënten. Intern is er aandacht voor elkaar. Elke dag is anders, dat maakt het werken bij deze organisatie leuk. Er zijn regelmatig strakke deadlines, dan kan de werkdruk hoog zijn. Daarna is er tijd voor elkaar en om successen (en eventuele verliezen) met elkaar te bespreken, eventueel onder het genot van een drankje. Deze organisatie staat er om bekend dat ze goed zijn voor hun medewerkers bijvoorbeeld door heerlijke lunch, de hele dag fruit beschikbaar en heerlijke koffie én thee.

Is jouw beeld van een advocatenkantoor stoffig en heel hiërarchisch? Bij dit kantoor niet! Het is absoluut een professionele organisatie en daarnaast heel fris met energieke en enthousiaste mensen die allemaal het beste willen bereiken. Ze doen dit echt met elkaar. Je werkt hard en dit wordt beloond. Ze zijn heel goed voor hun medewerkers!

Arbeidsvoorwaarden
De salarisindicatie ligt tussen € 3.000 – 4.000 bruto per maand bij een 40-urige werkweek. Daarnaast bieden zij aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden:
Een interessante winstdeling
Bijdrage zorgkosten
Mogelijkheid deelname collectieve zorgverzekering
Pensioenregeling
Reiskostenvergoeding
Sportabonnement
Mogelijkheid tot het volgen van trainingen en cursussen

Interesse
Heb je interesse in deze functie stuur dan een korte motivatie en jouw CV naar info@zijmaakthetverschil.nl. Voor vragen kun je contact opnemen met Ellen Schelvis-Blom van ZIJ op telefoonnummer 020 6888 499. Er wordt geen automatische ontvangstbevestiging gestuurd, maar elke sollicitatie wordt intensief behandeld. Binnen één week ontvang je een reactie met betrekking tot jouw sollicitatie.

ZIJ is hét werving & selectiebureau voor secretarieel én ondersteunend personeel. Voor bovenstaand bedrijf nemen wij de voorselectie van de juiste kandidaat uit handen. Kijk gerust eens op onze site www.zijmaakthetverschil.nl voor meer informatie over ZIJ. Je kunt ons ook volgen via Facebook, Instagram en LinkedIn om op de hoogte te blijven omtrent de laatste vacatures en updates.

Upload je CV of een ander relevant bestand. Max. bestandsgrootte: 8 MB.