• Parttime
  • Amsterdam

Website ZIJbv ZIJ

Ben jij die flexibele Personal Assistant die graag vanuit huis alles regelt? Iemand die zowel inhoudelijke als uitvoerende werkzaamheden uitvoert?

Personal Assistant Vastgoed

Functie

Als Personal Assistant Vastgoed heb jij een ontzettend inhoudelijk en breed takenpakket, dat maakt deze functie super interessant! Deze functie voer jij vanuit huis uit.

Wel heb je nauw contact met jouw collega’s, voornamelijk met beide CEO’s waarvan er één in Zurich woonachtig is. Hij is twee keer per maand in Nederland en dan zullen jullie face to face contact hebben op (voornamelijk) Schiphol. Het betreft een zware rol waarbij jij niet alleen uitvoerende werkzaamheden hebt maar ook daadwerkelijk de diepte ingaat. Vandaar dat het belangrijk is dat de Personal Assistant een academisch werk en denkniveau heeft, bijvoorbeeld een rechten of bedrijfskunde achtergrond. Iemand die de inhoud in wil gaan en tegelijkertijd (privé) Personal Assistant werkzaamheden uitvoert zoals het boeken van reizen, hotels, kappersafspraken etc.. Het is een 24/7 rol waarbij je altijd bereikbaar moet zijn. Je wordt niet dagelijks midden in de nacht gebeld maar als er spoed is dien jij bereikbaar te zijn. Hierdoor is het belangrijk dat iemand flexibel ingesteld en beschikbaar is.

Jouw werkzaamheden zullen onder andere bestaan uit: e-mailbeheer, telefonisch aanspreekpunt, afspraken inplannen en het meelezen van drie mailboxen. Voor deze functie is het belangrijk dat je altijd stand-by staat. Tevens houd jij je bezig met Powerpoint presentaties maken, tickets boeken en het reserveren van restaurants. Ook het boeken van reizen van a tot z, waarbij jij de vlucht, hotel, huurauto en boardingpass regelt behoort tot jouw werkzaamheden. Administratieve taken zoals uitzoekklussen in Kadaster en KvK, aanvragen credit cards en abonnementen, organogrammen maken, het lezen van vergunningen, eigendomaktes, non-disclosure agreement, termijnen noteren zodat je mensen kunt herinneren indien nodig (je bent een extra paar ogen en oren), het najagen van handtekeningen, het begeleiden en aanspreekpunt zijn voor zaken als een nieuwe website en brochures, tevens houd jij de dossiers op orde zoals documenten en mails (digitaal) filen. In deze functie is het belangrijk dat je zeer strak, secuur en scherp werkt. Als Personal Assistant zal je vanuit huis werken. Wel is het mogelijk (als je dat prettig vindt) om een deel van de tijd op het kantoor in Huizen te werken. Daar is de boekhouder ook werkzaam en nog een andere dame die de boekhouder ondersteuning biedt. Het interessante aan deze baan is dat het een veelzijdige baan is en je relatief veel vrijheid hebt. Het is een 24/7 baan maar met, bijvoorbeeld schoolgaande kinderen is het goed te combineren. Daarnaast heb je veel contact met de eigenaren, boekhouder, zijn ondersteuner, advocaten, notarissen, architecten, makelaars en de Personal Assistants van de vaste makelaars.

Bedrijf

Het betreft een ambitieuze vastgoedorganisatie die vastgoed beheert in Amsterdam. In totaal zijn er 5 mensen werkzaam die vanuit verschillende locaties werkzaamheden uitvoeren. In totaal zijn er twee CEO’s.

Cultuur

Er heerst een no-nonsens cultuur. Naar buiten toe is het formeel maar intern heerst er een informele sfeer. Humor vinden zij belangrijk, tegelijkertijd wordt er keihard gewerkt en veel van je verwacht.

Eisen

Als persoon zoeken wij iemand die een academisch werk en denkniveau heeft (dit is een harde eis), enthousiast, iemand die stevig in zijn/haar schoenen staat en stressbestendig is. Een ervaren representatieve Personal Assistant die zegt; “kom maar op! Ik regel het!”. Iemand die het fijn vindt om uit huis te werken en regelmatig op pad zal gaan (naar Naarden of Amsterdam) om ad-hoc iets te regelen.

Aangezien het om een vastgoedorganisatie gaat is het belangrijk dat jij interesse hebt in vastgoedinvesteringen/ontwikkelingen. Aangezien jij de mailboxen meeleest, ben je dus redelijk op de hoogte van alles wat er speelt. Het is fijn als jij, zodra zij zelf een afspraak maken, dit direct in de agenda’s noteert. Je bent iemand die snel kan schakelen en actief meedenkt. Zodra zij een telefoonnummer nodig hebben dat jij die direct stuurt via de app.

Arbeidsvoorwaarden

Tussen de € 3.500 – € 4.500

Interesse

Heb je interesse in deze functie stuur dan een korte motivatie en jouw CV naar info@zijmaakthetverschil.nl. Voor vragen kun je contact opnemen met Noortje Mocking van ZIJ op telefoonnummer 020 6888 499. Er wordt geen automatische ontvangstbevestiging gestuurd, maar elke sollicitatie wordt intensief behandeld. Het kan maximaal 2 weken duren voordat je een reactie van ons krijgt met betrekking tot je sollicitatie.

ZIJ is hét werving & selectiebureau voor secretarieel én ondersteunend personeel. Voor bovenstaand bedrijf nemen wij de voorselectie van de juiste kandidaat uit handen. Kijk gerust eens op onze site www.zijmaakthetverschil.nl voor meer informatie over ZIJ. Je kunt ons ook volgen via Facebook, Instagram, Twitter en Linkedin om op de hoogte te blijven omtrent de laatste vacatures en updates.

Upload je CV of een ander relevant bestand. Max. bestandsgrootte: 8 MB.