Website ZIJbv ZIJ

Ben jij een doorgewinterde secretaresse en kom jij het best tot je recht in een informele, academische omgeving met veel internationale en hoogopgeleide mensen?

Senior Secretaresse (40 uur)

Functie

De functie is een echte uitdaging voor de doorgewinterde secretaresse, die het gewend is om op een hoog niveau (hoger management) te werken. Je werkt concreet voor twee groepsleiders en je runt jouw eigen toko.

Het betreft een brede functie waarbij je zowel secretariële, projectmatige als organisatorische ondersteuning biedt. Hierbij kun je denken aan agendabeheer, het boeken van reizen (van a tot z), het organiseren van workshops en (interne) events, de verzameling, bewerking en presentatie van wetenschappelijke en zakelijke informatie en tot slot een stukje websitebeheer. Ook zaken als postverwerking, fungeren als eerste aanspreekpunt en licht administratieve taken behoren tot jouw takenpakket. Je bent overigens zowel in het Nederlands als in het Engels werkzaam.

Zoals gezegd heb je een autonome functie, maar kom je terecht in een team van in totaal vijf secretaresses (met jou erbij). Binnen dat team hebben jullie één teamlead, die jouw directe aanspreekpunt en formeel leidinggevende is. In de dagelijkse praktijk zijn de twee groepsleiders voor wie je werkt ook jouw leidinggevenden. Je zit alleen op een kantoor, of samen met een parttime secretaresse.

De uitdaging van deze functie zit hem in een aantal factoren. Eén van de groepsleiders heeft bijvoorbeeld een uitdagend karakter. Absoluut een innemend persoon, maar ook een veeleisend persoon die dat duidelijk durft te communiceren. Daarnaast kom je terecht in een organisatie waar de lijntjes soms lang zijn en je actief achter een antwoord aan moet. Hoe lang het ook duurt, het is belangrijk dat je dit met een bepaalde charme blijft doen.

De functie is fulltime beschikbaar, minder is niet bespreekbaar.

Bedrijf

Het betreft hier een Internationaal instituut dat onderzoek verricht. Het instituut draagt bij aan de overdracht van kennis aan de industrie en ze leiden getalenteerde jonge onderzoekers op. Ze zijn gevestigd in Amsterdam en bestaan uit vijftien verschillende onderzoeksgroepen en verschillende samenwerkingsverbanden. Het kantoor bevindt zich op het Science Park te Amsterdam en is zowel per auto als met het OV of de fiets goed bereikbaar.

Cultuur

Iedereen kan hier oprecht zichzelf zijn in deze platte organisatie. Daar je hier te maken hebt met wetenschappers en een informele omgeving is het belangrijk dat je goed kunt inschatten hoe iemand aangesproken of benaderd wil worden. Ruim de helft van je collega’s is afkomstig uit het buitenland waardoor het multicultureel is. Binnen dit bedrijf wordt Nederlands en Engels gesproken. Beide talen zijn even belangrijk.

Eisen

Je beschikt over een aantoonbaar MBO +/HBO werk- en denkniveau en minimaal 10 jaar ervaring in een secretariële functie. Daarbij zien we graag ervaring met het ondersteunen van het hoger management terug op jouw cv. Tevens heb je aantoonbaar ervaring met het beheren van websites en het organiseren van (internationale) grotere en kleinere events.

Je hebt een uitstekende beheersing van zowel de Nederlandse als de Engelse taal (mondeling en schriftelijk). Daarnaast kent Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint, Outlook) geen geheimen voor jou en ben je handig met verschillende databases waarin je administratief werkzaam zult zijn.

Je bent een ster in plannen, bent in staat om het overzicht te behouden en de verschillende communicatielijnen te onderhouden en bewaken. Je bent nauwkeurig, servicegericht, werkt zelfstandig (maar kunt ook goed samenwerken) en bent bereid om incidenteel buiten werktijden (08:30 – 17:30 uur) te werken.

Tot slot ben je in staat om mee te bewegen, maar ook jouw grenzen aan te geven. Dit doe je dan op een charmante manier, zodat het nog steeds servicegericht overkomt.

Arbeidsvoorwaarden

Maximaal € 3.492,- op basis van een fulltime werkweek (38 uur). De eerste 1040 uur zal je via ons op contract starten, maar met uitzicht op een contract bij deze opdrachtgever. Wanneer je daar in dienst treed, krijg je een prachtig pakket aan secundaire arbeidsvoorwaarden.

Interesse

Heb je interesse in deze functie stuur dan een korte motivatie en jouw CV naar info@zijmaakthetverschil.nl. Voor vragen kun je contact opnemen met Jorien Beentjes van ZIJ op telefoonnummer 020 6888 499. Er wordt geen automatische ontvangstbevestiging gestuurd, maar elke sollicitatie wordt intensief behandeld. Binnen één week ontvang je een reactie met betrekking tot jouw sollicitatie.

ZIJ is hét werving & selectiebureau voor secretarieel én ondersteunend personeel. Voor bovenstaand bedrijf nemen wij de voorselectie van de juiste kandidaat uit handen. Kijk gerust eens op onze site www.zijmaakthetverschil.nl voor meer informatie over ZIJ. Je kunt ons ook volgen via Facebook, Instagram en LinkedIn om op de hoogte te blijven omtrent de laatste vacatures en updates.

Upload je CV of een ander relevant bestand. Max. bestandsgrootte: 8 MB.